无纸化会议系统

无纸化会议系统是一款专为政府党政机关、企事业单位、大型集团企业量身定制的无纸化会议系统，提供强大的会议应用功能，包括：会议信息上传、文件分发、阅读查看、文件批注、会议签到、投票表决、电子白板、文件交互传送、视频交互传送、会议交流、信息通知、会议服务、信息记录等；具有功能丰富、界面简洁直观、操作便捷、稳定可靠等特点；能够帮助会议组织者极大地降低工作压力，轻松进行会议现场管控，提高与会者的开会效率，同时节省大量资料印刷费用和投影设备，完全符合国家低碳、环保理念。

1. 会前功能

功能模块：可根据会议情况选择人员管理、会议议程、议题管理、会议纪要、投票设置、会议交流、集中控制、人员安排等功能模块，无纸化会议终端匹配。

会议建立：可根据会议情况设置会议主题、主持人、秘书、开会时间与预期结束时间、会议地点等会议信息，无纸化会议终端匹配。

会议预设：系统支持会议预置功能，用户可根据会议情况提前设置好会议信息与议题文件，支持一键启动，支持预设多个会议信息，支持默认会议设置。

人员管理：与会人员的信息录入，支持一对一设置、支持人员信息批量导入，支持对人员权限设置：主席功能、广播权限、导出权限、免签功能、投标权限、文件查看权限。

议题管理：会前设置会议议题，支持多个议题同时设置，支持议题权限设置，议题文件格式不限，包括WORO、EXCEL、PPT、PDF、CAD等，同时支持音频格式MP3/WMA，支持图片格式JPG/JPEG/BMP/GIF/PNG上传，支持原文件上传（不进行二次格式转换）。

投票管理：设置表决与投票内容，设置投票方式如：实名制、匿名投票，支持打分投票，支持自定义投票，支持选择性投票。

2. 会中功能

智能签到：一键入会并签到，签到信息后台主机自动汇总并存储记录。

文件分发：会议进行中可分发资料文件，支持多类型多格式文件分发（文档、图片、PPT、PDF资料），支持原文件分发，支持临时文件与固定文件分发，实现会议全程无纸化。

浏览阅读：直观显示会议议题资料文件，支持多个议题文件同步显示，可任意点击搜索浏览，支持PPT动态播放，支持议题文件查看权限限制。

文件批注：会议进行中可对会议议题文件进行批注，支持一键启动批注，支持原文件批注与标注功能，支持保存原文件批注并自动上传后台主机，支持常用办公文件：WORD,PDF。

电子白板：支持个人使用与交互使用，支持多人同时共享在同一白板上书画，支持白板存档、载入，支持将白板内容同步到投影仪。

文件上传：无纸化会议终端面板带USB接口，可读取U盘文件并上传至后台主机。

投票表决：编辑会议投票标题、选项、说明、类型，会议过程中一键启动投票表决，支持投票终端将实时投票结果输出到大屏幕。

信号交互：会议文档、电子白板、视频播放、电脑桌面、文件批注可一键同屏广播到其他无纸化终端，支持异步浏览和跟踪主讲功能，支持同步广播权限设定。

互联互通：可以直接将会场的远程视频、摄像机、笔记本、电脑、DVD等各种高清图像、视频，广播到各个无纸化会议终端，进行同步显示，也可将会议终端视频或文件资料同步广播到投影仪或大屏。

异步浏览：会议进行中主讲人员启动同屏广播时，任意无纸化会议终端可选择异步浏览，退出同屏广播进入自由模板，支持一键跟踪主讲快速进入同屏广播状态，支持权限限制。

会议交流：会议进行中任意一台无纸化会议终端可进行会议信息发送，支持单选、多选收件人，支持发送、接收信息的实时显示，支持消息回复、公告发布，支持后台统一发通知与单独回复消息。

会议服务：会议进行中任意一台无纸化会议终端可进行茶水、文具、人员、要麦等服务呼叫。

支持个性化呼叫服务、支持自定义呼叫。

控制功能：支持会议签到、会议议题、会议投票、交互信号、会议关闭等主持（主席）管理功能，支持任意一台会议终端设置主席功能，支持权限限制。

主席功能：支持会议终端主席功能，支持单主席、双主席、多主席功能，主席具备发起签到、系统自动签到、统一重置签到功能，具备会议控制功能。

会议通知：会议进行中支持后台统一发送通知到所有无纸化会议终端，支持后台点对点发送通知，支持前端会议终端发送消息到后台。

后台控制：后台主机支持统一控制无纸化会议终端，包括液晶升降、电源开启、电源关闭，同屏广播等功能。

 

3. 会后功能

信息记录：可对会议后的各类信息进行记录，包括：签到信息、投票信息、文件批注、 人员信息、会议信息等，支持一键调用查看。

信息导出：可对会议信息导出至后台主机本地硬盘存储或传输至其他会议终端存储。

会议清空：自动、手动清空会议资料，支持服务器自动清空所有无纸化会议终端资料，支持会议终端自动清空本机所有会议资料。

系统拓朴图： 

 

主要功能介绍

会前准备

用户登录

控制界面支持WEB访问，远程登录后提供用户名密码便能准备会议资料等，会议操作人员在单位办公室变可以完成会前工作准备，无需到会议室操作；

支持多管理人员，不同的管理人员登录只能管理设置自己的操作界面，管理人员之间互相不干扰；

支持远程登录与本地登录两种模式，远程登录的电脑与控制主机必须在同一网络内；

功能模块

本系统功能模块有：会议议程、议题管理、会议纪要、投票设置、会议交流、集中控制、人员安排等功能模块；

功能模块支持根据会议需要进行选择，终端自动匹配；

新增会议

 

根据会议情况，选择本次会议需要的功能模块，不需要的功能模块在终端显示界面中自动隐藏；

设置会议主题、主持人、秘书、开会时间与预期结束时间、会议地点，此会议信息在终端首页界面同步显示；

会议预置

 

本系统支持会议预置功能，用户可以提前设置好会议信息与需要的议题文件等，入会后一键启动；

支持预设多次会议信息，为每次会议设置不同的参会人员、会议资料等

支持默认会议设置，每次开会人员不变的情况下变可以直接启动默认会议；

控制界面支持统一开启会议终端，与统一关闭所有会议终端，会议终端也支持单独开启与单独关闭；

 

人员设置

 

支持一对一设置、支持人员信息批量导入；

支持对人员权限设置，权限有、文件权限、主席功能、广播权限、导出权限、免签功能、表决权限；

支持主席功能，主席有控制会议进程一切权力，启动签到、启动投票，启动议题、启动投票、信号切换、结束会议等控制功能；

主席权限可以是单主席，双主席，多主席设置；

主席功能随人动，没有固定的主席机位置，参会人员坐那台终端，那台终端变是主席机；

广播权限设置，具备了广播权限的参会人员或者是终端，才能把终端画面同屏到其他会议终端与大屏幕；反之，不能同屏自己画面出去；

 

议题管理

 

设置本次会议议题，支持议题显示顺序排序功能，支持设置N个会议议题；

支持会议议题权限设置，有权限查看的会议终端变会显示会议议题与议题下面的所有文件，没有权限查看的会议终端会自动屏蔽此议题在本终端的显示；

议题文件

会议文件按议题管理，议题下面是会议文件；

支持批量上传会议文件，上次的会议文件支持排序功能，会议终端按序号从小到大按设定顺序显示；

会议文件格式不限，包括WORO、EXCEL、PPT、PDF、CAD等，同时支持音频格式MP3/WMA，支持图片格式JPG/JPEG/BMP/GIF/PNG上传；

上传的会议文件系统不需要进行二次转换，及到所有会议终端不更改文件格式；

支持动态PPT文件播放并同步到其他会议终端与大屏幕；

投票设置

 

设置表决与投票内容；

设置投票方式如：实名制、匿名投票，支持打分投票，支持自定义投票，支持选择性投票；

根据会议进程，主席机控制投票表决启动，等主席机启动投票后所有会议终端自动进入投票表决界面；

系统通知

 

支持后台统一发送通知到所有会议终端；

支持后台点对点发送通知；

支持前端会议终端发送消息到后台；

会中功能

进入系统 

 

终端显示内容有：会议主题、参会人员名称、会议时间、会议地点、主持人；

一键触控进入会议；

点击进入会议自动完成会议签到；

终端界面

 

 

 

功能模块支持：会议议程、会议资料、会议纪要、临时文件、电子白板、会议交流、会议服务等；

终端功能模块是根据会议需要显示，如果本次会议不需要其他功能模块，终端变会自动屏蔽显示；模块具备可选择性；

 

隐藏菜单

隐藏界面

 

 

 

 

系统交互功能采用非固定界面设计，需要时便自动弹开，不需要是变自动隐藏；

功能有手写标注、屏幕广播、会议系统界面与WINDOWS桌面切换按键、跟踪主讲；

文件分发

 

 

终端支持按议题顺序显示，同时支持议题下会议文件按议题显示；

活动状态议题颜色成黄色背景显示；

支持各种办公文件格式

支持PPT动态播放；

支持在线编辑文件并原文件保存；

画面自由交互

 

支持会议文件原文件方式打开；支持文件在线编辑，原文件保存，支持任何会议文件发起屏幕广播功能，文件包括视频文件；

屏幕广播支持权限设定，具备权限的会议终端按照会议进程发起屏幕广播，广播的屏幕画面同步到其他会议终端与大屏幕同步显示；

支持一键式广播模式，方便快捷、易用；

支持任何会议终端一键同屏（本地终端通过按键一键同步画面到其他会议终端与大屏幕或只同屏到大屏幕显示）

支持任何会议终端播放的视频文件同步到其他会议终端与大屏幕或只同屏到大屏幕显示；

支持在同步画面共享时其它所有会议终端包括大屏幕同步显示文档的放大缩小等显示特性，保证触控屏的触控功能；

异步浏览，任何有权限的会议终端支持一键切换（本地终端可以通过按键一键切换远端同步画面与本地终端画面）完成信号的自由交互功能；

跟踪主讲：处在异步浏览状态的会议终端支持一键同步到主讲此时的任何文件与视频画面并保持一致；

支持PC机WINDOW操作界面并实时广播到其它会议终端与同屏到大屏幕或只同屏到大屏幕显示；

支持动态PPT文件播放并同步到其他会议终端与大屏幕；

会议终端支持外置U盘内任何格式文件一键广播到其他会议终端与大屏幕；

支持会议终端在同步的时候编辑会议文件并与其他会议终端同步显示；

 

 

信号互联互通（需要编解码器设备）

系统采用纯网络组网；

支持任何一台会议终端画面到大屏幕显示；

支持大屏幕显示画图同步到会议终端同步显示；

支持矩阵输出画面到会议终端同步显示；

支持远程视频画面、摄像头画面、笔记本画面、台式机画面同步到所有会议终端；

文件批注  

 

 

系统支持原文件批注与标准功能；

支持OFFICE文件批注功能，并原文件保存；支持在批注过程中同步画面到其他会议终端；支持批注后随意翻页，并保存批注信息；

系统支持交互式标注功能，当汇报人员发起同屏画面后，其他参会人员同步观看同步画面，支持对发起屏幕标注功能；使汇报人开始修正会议文件；

控制功能

 

具有主持权限的参会者会议终端会有控制功能模块；

主持功能具备发起签到、议题管理、投票管理、信号管理、结束会议等控制权限；

主席机支持多主席功能；

主席具备启动签到、系统自动签到、统一重置签到功能；

主席具备启动议题功能；根据会议进程开启议题并自动分发文件到会议终端；

主席根据会议进程启动投票表决，系统自动记录并上传到控制主机保存；

主席具备控制会场信号管理功能，主席可以结束同屏画面，选择信号同步源，支持把任何会议终端画面广播到其他会议终端，或者只到大屏幕；

主席具备强制同屏模式，当启动强制模式后其他会议终端只能观看唯一画面；

主席具备切换外部信号同步到所有会议终端与大屏幕；外部信号包括矩阵输出信号、远程视频信号、笔记本信号等各种信号源；

主席机具备结束会议、关闭系统功能；

 

电子白板

 

支持个人使用与交互使用；

支持更换画笔粗细、画笔颜色、文字字号等

支持多人同时共享在同一白板上书画

所以图像都保存为矢量图，所有比划步骤都支持单步撤消

交流提示

 

支持单选、多选收件人

支持发送、接收信息的实时显示

支持消息回复、公告发布

支持所有信息的记录存档

 

会议服务

 

支持常规服务内容，一键触控，系统自动发送到后台管理人员；

支持自定义服务内容；

会后归档

会议归档

 可选需要保存的内容，包括签到信息、投票信息、会议信息、批注文件等；

可保存为文件夹目录

可保存为压缩包

会议资料上传

批注过的会议文件自动上传到服务器

服务器以参会人员姓名自动创建会议文件

会议文件按树状保存

服务器自动创建会议主题文件夹，下一级是会议文件，此文件为原文件、同级别是参会议人员文件夹，其中保存参会人员批注的的会议文件；

参会人员批注文件存档

批注过的会议文件自动上传

服务器也参会人员姓名自动创建会议文件

保存签到信息

服务器自动保存签收显示以图片显示

服务器自动统计签到结果并保证

服务器保存参会人员签收时间

保存投票表决

服务器自动保存投票以图片显示

服务器自动统计表决结果并保证

保存内容有会议主题、关于什么的表决、表决情况

端口服务器与终端连接

结束会议：服务器自动与终端连接

其他会议主持没有权查看本次会议所有情况

终端自动清空本次会议所有信息

自动清空会议资料

服务器自动清空终端会议资料

终端自动清空本机所有会议资料

支持手动清空会议资料

支持断网后自动清空终端会议资料

服务器自动保存